當AI代理人開始替企業回覆客戶、更新資料，甚至串接採購與財務系統，企業需要關注的就不只是效率，而是原本的內部控制是否仍然有效。過去由員工操作、主管覆核的流程，可能因自動化而改變。如果權限、審核與責任歸屬沒有同步調整，一次設定錯誤就可能影響多筆資料或交易。本文將從企業實務出發，拆解導入AI代理人服務後常見的五大內部控制風險，協助企業在提升效率的同時，建立必要的管理機制。
- 什麼是AI代理人服務？企業導入現況
- AI代理人服務，內部控制該怎麼調整？
- 五大常見內部控制風險一次看
- 企業常見的內部控制失誤情境
- 如何降低AI代理人服務的內部控制風險
- 常見問題
- 及早檢視，降低企業內部控制風險
- 結語
- 延伸閱讀
什麼是AI代理人服務？企業導入現況
AI代理人（AI Agent）不只是提供文字建議的工具。在取得授權並串接相關系統後，它可以依照設定的目標，執行資料查詢、訊息發送或紀錄更新等多步驟任務。例如，讀取客戶來信後建立客服案件，或整理請款資料並送出簽核。實際能執行哪些工作，取決於服務功能與企業開放的權限。
企業導入這類服務，通常是為了減少重複作業、縮短處理時間。然而，當工作從人員逐步操作轉為系統連續執行，原本設在流程中的檢查點也可能被跳過。企業應重新確認：AI可以接觸哪些資料、執行哪些動作，以及哪些決定仍須由人員核准。
AI代理人服務，內部控制該怎麼調整？
調整內部控制的第一步，是區分AI代理人在「協助判斷」，還是已經「代為執行」。如果只是整理資訊或產生草稿，控制重點在資料使用與結果覆核；如果能修改正式紀錄、對外發送訊息或啟動交易，就需要進一步設定操作權限、核准條件與異常處理方式。
什麼情況可以由AI協助處理
資料分類、報表草稿及內部提醒等工作，若影響範圍有限、結果容易檢查，且錯誤可以修正，可考慮交由AI協助。不過，仍應定義可使用的資料、輸出用途與確認人員，避免供參考的內容未經覆核就成為正式決策依據。
什麼情況需要保留人工核准
涉及付款、供應商收款帳戶變更、重要資料刪除或敏感資訊對外提供等作業，應依風險保留人工核准與必要的雙重確認。相關限制應落實在系統權限或簽核流程中，不能只靠文字指示要求AI自行遵守；核准者也必須看得到原始資料與具體變更內容。
五大常見內部控制風險一次看
企業導入AI代理人服務後，應特別留意以下五項內部控制風險：
系統權限過大，職務分工失去效果
為了讓AI完成任務，企業可能一次開放多個系統的權限。如果同一代理人既能建立供應商資料、修改收款帳戶，又能申請並核准付款，原本分開設置的控制環節就可能失去作用。企業應依任務給予必要權限，避免讓同一代理人同時掌握需要相互制衡的操作。
自動執行加快，錯誤也可能被放大
AI可能誤讀文件、使用過期資料，或將外部信件中的文字誤當成操作指令。如果後續動作不需要確認，一次判斷錯誤就可能造成大量錯誤通知或資料更新。因此，除了檢查結果，也應限制批次處理量、執行範圍，並設定異常時停止或轉交人員的條件。
除了權限與自動執行問題外，企業常見的其他風險還包括：
第一，敏感資料使用範圍不清，員工將客戶資訊、報價條件或財務資料交由AI處理，卻未確認資料保存方式、存取對象與對外傳送範圍。
第二，操作紀錄與責任歸屬不足，發生錯誤時只能看到最終結果，無法還原資料來源、操作過程，以及由誰核准執行。
第三，服務與設定變更缺乏管理，模型、流程規則或串接系統調整後，企業未重新測試，導致原本正常的流程出現偏差。
企業常見的內部控制失誤情境
實務上，企業使用AI代理人時可能出現的控制失誤包括：
- 直接使用主管或系統管理員帳號串接服務，讓AI取得超過任務所需的資料與操作權限。
- 讓AI根據供應商來信更新收款帳戶，卻沒有透過既有聯絡管道另行確認。
- 將包含客戶個資或未公開財務資訊的完整檔案交由AI處理，未先移除無關資料或確認服務設定。
- AI批次更新資料後發生錯誤，企業才發現缺少操作紀錄、還原方式與負責窗口，無法迅速確認影響範圍。
如何降低AI代理人服務的內部控制風險
要降低上述風險，企業可以先盤點AI參與的流程，再依可能造成的影響安排控制措施，將責任與檢查點落實到日常作業中。
導入前的流程檢查重點
正式上線前，應確認AI能讀取哪些資料、修改哪些欄位、對外執行哪些動作，以及遇到例外時應交由誰處理。測試時除了正常案例，也應納入資料缺漏、重複申請、異常金額與服務中斷等情境，確認系統會按設定停止或轉交人員處理，而不是在資訊不足時繼續執行。
何時該尋求專業人員協助
若AI已涉及財務交易、敏感資料，或橫跨採購、付款與會計等流程，建議由流程主管、財會與資訊人員共同檢視，必要時請會計師、內部稽核或資安專業人員協助。檢查重點包括職務分工、核准是否有效，以及異常發生後能否追查與修正。
此外，企業也應建立AI服務清單，記錄用途、管理人員、授權範圍與檢查週期。當服務或流程設定變更時，應重新驗證關鍵控制，並保留暫停自動作業與切換人工處理的方式。
常見問題
Q1：只有用AI整理資料，也需要建立內部控制嗎？
需要，但控制程度可以依風險調整。一般內部草稿可著重資料使用規範與結果抽查；如果包含敏感資訊，或結果將直接用於付款、報價等決策，就應增加存取限制與覆核程序。
Q2：AI代理人可以取代主管簽核嗎？
AI可以協助檢查資料是否齊全、整理異常項目，但重要交易仍應依企業制度保留適當的核准機制。尤其不宜让同一代理人同時提出申請並核准自己的操作，以免削弱原本的相互制衡。
Q3：AI代理人發生錯誤，企業內部應該由誰處理？
企業應事先指定流程負責人、系統管理人員與異常處理窗口，分別負責業務規則、權限設定及問題處理。發生錯誤後，應有人能立即暫停作業、確認影響範圍，並協調修正，避免各部門互相等待。
Q4：AI執行的每一筆作業，都需要人工檢查嗎？
不一定。企業可依金額、資料敏感程度、操作是否容易還原及對外影響設定檢查方式。低風險作業可搭配抽查與異常監控；高風險作業則應在執行前核准。若錯誤持續發生，應提高檢查頻率或暫停自動執行。
Q5：中小企業人力有限，應該先做好哪些控制？
可先從限制帳號權限、保留重要操作核准、建立執行紀錄及指定負責人開始。若人力不足以完整分工，可由負責人定期覆核重要變更與異常紀錄，並確保至少有一位人員知道如何停止自動作業。
及早檢視，降低企業內部控制風險
立即諮詢介大會計事務所，檢視企業導入AI代理人後的財務流程與內部控制安排。
結語
AI代理人能減少重複作業，但自動化程度提高，也代表權限設定、審核機制與異常處理需要更清楚。企業應掌握AI取得哪些權限、哪些動作會影響正式資料或交易，以及發生問題時能否及時介入。從導入前的流程盤點，到上線後的紀錄追蹤與定期檢查，將控制措施融入日常作業，才能讓效率提升建立在可管理、可追查的基礎上。
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